Le PMI europee più "digitali" delle Grandi Imprese, ma non basta!

Stando all'indagine svolta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh Europe tra maggio e giugno 2013 su 735 Manager e IT Decision Maker di aziende operanti in otto settori (Formazione, Legale, Utilities/Energy, Sanità, Settore Pubblico, Retail, Settore Manifatturiero e Finanziario) e 14 Paesi europei (UK, Irlanda, Francia, Germania, Spagna, Italia, Olanda, Belgio, Svezia, Finlandia, Norvegia, Danimarca, Svizzera e Russia), nella gran parte dei casi, le aziende di Piccole e Medie dimensioni (PMI, imprese con meno di 500 dipendenti) sono più avanti nei di trasformazione verso le tecnologie digitali rispetto alle grandi imprese. Quasi due terzi delle PMI (64%) hanno infatti pianificato di completare la digitalizzazione dei documenti cartacei entro i prossimi tre anni, mentre tra le grandi aziende questa percentuale scende al 46%. Inoltre, mentre il 78% dei business leader delle Pmi afferma che i propri dipendenti sono già in grado di gestire i documenti aziendali tramite dispositivi mobili - Tablet e SmartPhone - nelle grandi aziende ci si ferma solo al 69%.

Migliorare la gestione delle informazioni puntando sugli iWorker

La ricerca ha messo però in evidenza anche un’area di rischio per le PMI: il 62% dei dipendenti tende a utilizzare dispositivi personali per archiviare le informazioni. Nelle grandi aziende questo avviene nel 55% del campione, una percentuale che è comunque alta. Questa situazione può vanificare i benefici di una gestione efficace delle informazioni e portare alla perdita di dati importanti qualora un dipendente lasci l’azienda senza archiviare i documenti negli appositi Repository.

Per prevenire questa problematica le aziende dovrebbero puntare a far crescere il numero degli iWorker (intelligent Worker), vale a dire Knowledge Worker affidabili e competenti che hanno accesso 24/7 alle informazioni necessarie per rispondere alle esigenze interne e dei clienti.

Lo studio evidenzia che il 30% dei Manager delle PMI sono convinti che, entro il 2018, la maggior parte dei dipendenti della propria azienda sarà un iWorker. In ogni caso, c’è ancora molto da fare per migliorare la condivisione delle informazioni affinché i dipendenti riescano a collaborare in maniera più efficace. Per i Manager delle PMI l’ostacolo principale per la condivisione delle informazioni aziendali sta infatti nei limiti tuttora esistenti nell'accesso ai documenti e ai sistemi informativi aziendali da dispositivi mobili. Se le PMI sono quindi pronte a digitalizzare le informazioni entro i prossimi tre anni e i business leader sono ottimisti al riguardo, lo stesso non si può dire per i processi di Business e i Workflow: molti devono essere ancora ottimizzati per rispondere alle esigenze dell’azienda e dei dipendenti.

Per ottenere tutti i benefici derivanti dalla digitalizzazione le PMI devono rivedere le tecnologie e ottimizzare i processi. Questo secondo aspetto (e in particolare la revisione delle modalità operative nelle interazioni legate al core business) è stato indicato dai business leader come l’attività che avrebbe il più grande impatto positivo sulla crescita del business.

Le PMI devono inoltre riuscire a superare gli ostacoli culturali che frenano la gestione delle informazioni. In questo caso, sia nelle Pmi sia nelle grandi aziende, la sfida riguarda quindi un cambiamento culturale. Oltre la metà dei leader delle Pmi (55%) e delle grandi aziende (53%) ammette che la propria azienda non è culturalmente predisposta alla condivisione delle informazioni.

Al proposito, David Mills, Chief Operating Officer di Ricoh Europe, ha affermato “Le Pmi più innovative quindi possono cogliere grandi opportunità. Continuando a digitalizzare i documenti e ottimizzando i processi queste aziende possono accedere alle informazioni velocemente, quando ne hanno necessità. Questo si traduce in un aumento della produttività e in una migliore gestione della conoscenza. Inoltre, riusciranno a essere più flessibili in un contesto in continuo mutamento, a rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti e a migliorare la condivisione della informazioni. La diffusione di una cultura della condivisione delle informazioni attirerà un numero sempre maggiore di iWorkers che guiderà la crescita futura dell’azienda”.

Una completa sintesi dei dati è disponibile in formato di infografica a questo indirizzo: http://ricoh.emailsrvc.net/track/dl/1781/iWorker%20-%20Infographic_IT.pdf