Lavorare da remoto: problemi e soluzioni

In questi giorni il mondo intero sta affrontando una situazione del tutto eccezionale, denso di angosce e aspetti disastrosi, dai quali si possono tuttavia trarre insegnamenti e alcune opportunità. In particolare, un gran numero di aziende di servizi e non solo, stanno affrontando lo Smart Working per consentire ai propri dipendenti di svolgere il lavoro da remoto con effetti che si svilupperanno non solo per far fronte all’emergenza, ma anche per il prossimo futuro. In sintesi, possiamo già dire che anche a crisi superata il mondo del lavoro non sarà mai più lo stesso. Le imprese avranno trovato nuovi percorsi per migliorare la prodduttività della propria organizzazione, risparmiando anche su molte voci di costo quali le sedi o le trasferte, mentre le persone avranno cominciato ad apprezzarne i benefici in termini di qualità della vita.

Sebbene pressata dall'urgenza di trovare una risposta costruttiva alle limitazioni degli spostamenti e della socializzazione imposte dai Governi di ogni parte del mondo, occorre specificare che lo smart working non va considerato unicamente come salvagente temporaneo per l'impresa, ma come scelta volontaria e ragionata da proiettare in avanti nel tempo. Questo vuol dire che la scelta non deve essere solo determinata dalla contingenza, ma va pensata come nuuovo modello operativo per le imprese del futuro.

Ripensare la logistica per rendere efficace ed efficiente lo smart working

Lavorare da remoto non è tutto rose e fiori. Il primo scoglio da superare è senza ombra di dubbio quello della logistica. I problemi legati a questo aspetto del lavoro fuori dall’ufficio (soprattutto se svolto da casa) sono innumerevoli.

Nella situazione di emergenza che stiamo affrontando, è difficile organizzare gli spazi domestici per creare una “zona ufficio”, ancor più se a lavorare in casa si è in due o più. Per evitare discussioni, è indispensabile che ciascuno crei un proprio spazio di lavoro all’interno del focolare domestico. Lavorare in stanze diverse, per quanto possibile, è un’ottima soluzione. Se per decidere cosa mangiare a pranzo, è necessario scambiare qualche messaggino poco male, molto meglio questo che discutere per ore sulla temperatura da tenere nella stanza.

La questione pranzo, e più in generale quella dei generi di conforto come il caffè, è totalmente a carico nostro. Lavorando da casa, andare a pranzo fuori risulta complesso soprattutto per chi vive in una zona residenziale. Dunque mettiamo in conto di integrare i tempi per la logistica dei pasti all’interno della nostra giornata, altrimenti il rischio di mangiare solo junk food diventa molto concreto. E se a questo uniamo la minore attività fisica dovuta allo stare in casa, è facile capire perché è così importante organizzare bene i pasti.

Altro grande tema del lavoro da remoto riguarda le possibili incursioni di figli e animali domestici. Tutti noi vogliamo mostrare il nostro lato più professionale alle persone con cui lavoriamo, ma questo obiettivo va vissuto con serenità. Nei giorni trascorsi a casa ci sarà il momento in cui suona il campanello o quello in cui il gatto camminerà sul computer portatile, proprio di fronte alla videocamera, ovviamente mentre stiamo facendo una call. E i bambini urleranno proprio mentre disattiveremo il mute per intervenire durante un meeting. Ma tutto ciò non ci farà sembrare meno professionali, ma permetterà a coloro che lavorano con noi di dare un’occhiata al nostro mondo, che probabilmente non è molto diverso dal loro.

Reimpostare la propria routine quotidiana

Per molti la routine è uno dei grandi svantaggi del lavorare da casa. Lo stare tutto il giorno chiusi fra quattro mura è percepito come un boccone difficile da ingoiare. Cosa comprensibile, specialmente se si considera il perdurare della situazione e la difficoltà di trovarvi diversivi. Tuttavia, la routine può venirci incontro, aiutandoci a superare questo momento di stallo. Avere una tabella di marcia da rispettare rappresenta una delle soluzioni migliori per far fronte agli effetti più dannosi di un periodo di transizione.

Alzarsi la mattina alla stessa ora, fare colazione normalmente e un po’ di esercizio sono comportamenti che ci aiutano a tenere la barra dritta. Anche se stiamo lavorando da casa, vestirsi come se stessimo andando a lavoro (o quasi) ci consente di mantenere un certo grado di professionalità, necessario per affrontare le tante conference call che ci aspettano in questo periodo. Non importa presentarsi in giacca e cravatta o in tailleur, ciò che conta è essere sempre in ordine e pronti a un meeting organizzato all’ultimo minuto, proprio come se fossimo in ufficio. Seguendo questi piccoli consigli, ecco che la routine da spauracchio si trasforma in strumento indispensabile per affrontare al meglio una giornata di lavoro a casa.

Lavorare da remoto senza mai isolarsi dalla propria impresa né dal mondo

Altro tema fondamentale è evitare assolutamente di sentirsi isolati o di isolarsi dal mondo in modo più o meno consapevole. Il rischio maggiore è di sentirsi isolati o, peggio, di isolarsi dal resto del team e dai colleghi. La risposta positivo a questo rischio sta nella parola condividere. Una delle strategie più efficaci per rimanere in contatto con il resto del gruppo di lavoro e più in generale del proprio mondo, sta nel mantenere con i colleghi una finestra di dialogo sempre aperta, scambiandosi opinioni, idee, esperienze e anche qualche battuta. Vale tanto per la condivisione dei risultati, quanto per i pettegolezzi o i commenti che normalmente ci si scambia nelle pause per il caffé o durante il pranzo.

A tal fine, oggi possiamo usare una grande quantità di strumenti andando ben oltre la posta elettronica, spaziando dal telefono a Whatsapp, da Messanger o Skipe ai gruppi creati su Facebook, Linkedin o altre piattaforme Social. I tool a supporto del lavoro agile e quelli dedicati a Chat e Conference Call sono gli alleati migliori per sostenere la produttività, l’efficienza e per mantenere alto l’umore.

Certo c’è ancora chi ha difficoltà a utilizzare gli strumenti di videoconferenza, soprattutto se bisogna mettere in piedi una riunione in pochi minuti e con tante persone, ma una situazione come quella attuale può aiutarci a superare questo blocco psicologico. Inoltre il fatto che tutti siamo in Conference Call può servire a farci capire la difficoltà di coloro che abitualmente lavorano da remoto, quando devono partecipare a una riunione che si svolge in ufficio. Quando a essere in collegamento è solo una persona, è facile escluderla dalla discussione (seppur involontariamente). Ma essendo tutti in Conference Call, saremo tutti sulla stessa barca e di certo avremo comportamenti più rispettosi e mirati.

Lavorare da casa richiede un piccolo sforzo da parte di tutti, ma porta immensi vantaggi anche al benessere e alla qualità della vita. Di conseguenza, anche se in questo caso, non si tratta di una scelta volontaria e ragionata, ma di una situazione di contingenza forzata da eventi imprevedibili, ben venga l'innovazione al servizio di imprese e persone.

Le tecnologie di Atlassian al servizio dello Smart Working

Atlassian è un’azienda australiana che realizza software per il team working, lo smart working e la Collaboration, perni della Digital Transformation, con l’obiettivo di aiutare le aziende a lavorare in modo più moderno e produttivo.

La sua Suite di software per la gestione agile dei processi è già utilizzata da oltre 125.000 clienti nel mondo, tra i quali General Motors, Walmart Labs, Bank of America Merrill Lynch, Lyft, Verizon, Spotify e NASA. Gli strumenti sono particolarmente apprezzati perché possono essere integrati con ogni tipo di sistema, hanno alta configurabilità e dispongono di funzionalità estendibili.