All’uscita della Suite Office 365, in anni lontani, constatai che il prodotto OnLine non forniva tutte le funzionalità del gemello installato sul mio PC, in particolare le macro brillavano per la loro assenza. Il product manager Microsoft allora interpellato obiettò che con i prezzi di locazione praticati, la generosità di Microsoft non poteva spingersi oltre.

Con questa prova ho piacevolmente potuto constatare che nel frattempo i cervelloni della casa di Redmond hanno escogitato un intelligente compromesso, grazie al quale un utente sul cui PC o notebook è installata una versione di Office (meglio se recente) può fruire di tutte le funzionalità. E i due mondi On e OffLine dialogano efficacemente, tramite uno speciale OneDrive posto su entrambi.

Cronaca della prova di Office 365

Il mio test si è svolto su una versione Office 365 Enterprise E3 offertami dal gentile PM di Office in valutazione per 30 giorni. Per far capire quello che può sembrare un arcano agl’increduli, specie se non hanno mai usato Office 365 – d’ora in avanti: O365 alla breve - mi accingo a illustrare con abbondanza di figure la mia esperienza.

Fin d’ora tengo a sottolineare una qualità importante, presente nelle versioni avanzate (come l’Enterprise E3 o una University, per studenti e ricercatori) e forse assente nelle minori, come la Home: in sottofondo agisce SharePoint.

Le operazioni di accredito, un poco complesse, forniscono al termine un Account, del tipo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. più, ovviamente, una password. La figura che segue è la pagina iniziale, che si presenta dopo accesso al portale O365, di ULR https://Portal.office.com (cui l’utente deve rispondere con le credenziali appena dette).

Figura 1 - La pagina di apertura di Office 365

Le icone di figura esprimono oltre a quattro applicativi online, Word, Excel, PowerPoint e OneNote (ma si hanno anche Access, Publisher e altro) diversi servizi, tra cui quello per la posta sul Web. Non li descriverò tutti: questa è una recensione non un manuale (e, onestamente, al momento non ho sperimentato tutto!), il cui scopo primario è quello di illustrare il modus operandi con questo famoso prodotto.

Per dare inizio alle danze si dia un clic sull’icona OneDrive (il nome completo è “OneDrive for business”). Ecco quel che appare:

Figura 2

Tale pagina visualizza i contenuti fino a quel momento gestiti, affiancati dalla data dell’ultima modifica e del loro autore. Se in seguito viene “arruolato” un utente aggiuntivo sul suo PC dovrebbe apparire tale diverso autore. Si intravvedono anche altre opzioni, tra cui quella della voce carica con freccia in alto. Come si vedrà, consente di caricare su questo OneDrive altri file, oltre a quelli Word o Excel finora presenti.

“Cartella lavoro” è il nome default del primo file Excel creato online, mentre “Cartella lavoro 1” ne costituisce una successiva variante. “Pasqua” corrisponde a un mio file Pasqua.xls privo di limitazioni. Sissignori (il giallo verrà presto chiarito, pazientate gente).

La directory Condividi con tutti indica in modo eloquente che essa contiene archivi condivisi da tutti gli utenti. Su tale pur importante faccenda mi limito a dire che ha senso in una situazione di multiutenza, in cui si possono distinguere archivi comunitari da quelli dell’utente corrente. Invece il folder Figure racchiude, nel mio caso, una serie di immagini.

Come forse ignorano quanti non hanno ancora usato un OneDrive, in tale contenitore si possono creare Directory dai più svariati tipi di File. Attivando Figure e cliccando su un’ipotetica MiaFoto.jpg, si ottiene online la sua visualizzazione, addirittura con possibilità di inserirla per copia/incolla su un documento, mentre per modificarla si può agire sull’OneDrive “gemello” posto sul PC. Il meccanismo è del tutto analogo a quello che sto per illustrare per archivi Office (Word, Excel & C.)

Piuttosto torniamo al nostro PC o notebook. In esso, almeno se dotato di Windows 8, scopriremo un’icona etichettata “OneDrive – Ditta” ove Ditta è il nome dell’azienda o organizzazione precisata in fase di accredito O365. Tale indicazione distingue l’OneDrive for business da un OneDrive normale (mentre per l’icona online basta l’etichetta “OneDrive”). Ma il bello della storia è che si scopre un’opzione che permette di sincronizzare i due contenitori.

Nota. Da quel momento i file aggiunti nel primo vengono automaticamente trasferiti nel secondo e viceversa. Ma attenzione a non abusare, specie con quello online, di capienza 1 TB. È un valore cospicuo ma con molti galli nel pollaio O365 si fa presto a saturare l’OneDrive.

Ulteriori passaggi

Vediamo ora cosa accade dopo il lancio di O365 e l’apertura di Excel online.

Figura 3 - Office36 Excel

L’interfaccia è del tutto simile a quella di Excel 2013, con una serie di modelli sulla destra (abbondante anche se meno completa rispetto a quella di Excel 2013) e i file recenti a sinistra, ove è anche presente il comando “Apri da OneDrive for business” che chiaramente dà accesso all’OneDrive su cui mi sono dilungato.
Scegliendo una nuova cartella vuota si scopre (era ora!) come si lavora online:

Figura 4 - Tabella Excel Office365

Nota. L’indicazione in alto – giaccaglini-my.sharepoint.com/personal… - allude palesemente allo SharePoint in background.

Questa semplice creatura presenta in colonna A una serie di numeri da 1 a 7 seguita da una semplice formula =SOMMA(A1:A7) in A8 nonché un comunissimo istogramma applicato all’intervallo A1:A7. Con l’occasione scopriamo uno degli handicap di Excel online, che limita i tipi di grafico (niente 3D, come si vede) in modo, oso dire, deludente.

Il menu Dati presenta due comandi promettenti di aggiornamento delle connessioni. Promettenti quanto deludenti, perché poi ci viene chiesto di selezionare un’area contenente tabelle pivot. Ma queste non sono supportate online. Inizialmente ne ho arguito che tali comandi operano al più solo con cartelle create offline e comunque non si possono creare tabelle pivot online. In seguito ho scoperto che con una tassa aggiuntiva si ottiene un add-in Power BI (BI sta per Business Intelligence). Do per certo che con esso si ottengono tabelle pivot anche online. Va poi da sé che le macro VBA sono escluse online.

Nota. Per i comuni casi della vita c’è però quasi tutto, tra cui segnalo le tabelle e un insieme completo di funzioni standard, incluse le più strane finanziarie e d’Ingegneria, il che apre prospettive avanzate per i tecnici, magari condividendo progetti anche lavorando solo online.

Quest’altra figura evidenzia la matitina del comando Modifica Cartella di lavoro che apre la duplice possibilità di modifica, sia online che con Excel.

Figura 5

In tal caso viene lanciato l’Excel presente sul PC (o Mac) o altro dispositivo che agisce offline. Il cerchio si chiude con l’intervento della coppia di speciali OneDrive targati Office 365. Il passaggio dal programma online al programma desktop corrispondente avviene con la chiusura automatica del file nel browser.

Nota. Come presto si scopre, nell’interfaccia web non esiste un comando salva o salva con nome.

Si osservi ora la figura 6, che abbiamo già visto, ma che qui riporto di nuovo per maggiore comodità del lettore:

 

 

Figura 6

Cliccando sull’ultima voce Pasqua si ottiene il lancio da parte dell’Excel presente sul nostro PC o notebook e simili di un modello Excel Pasqua.xls.

Lo creai tanto tempo fa con una versione precedente, comunque comprende tra l’altro funzioni personali e macro VBA.

Segue una richiesta “Avvia Program” che apre un’importante (anche se un po’ misteriosa) opzione Program. Ci conviene consentirne il lancio.

Figura 7

La magica apparizione qui sotto raffigurata mette l’utente in grado di fruire tra l’altro della mia particolare funzione personalizzata DatadiPasqua, richiamata anche da un pulsante ActiveX “Pasqua anno corrente” che lancia un preciso messaggio (dovuto all’istruzione VBA MsgBox).

Figura 8

Il pulsante e il grafico (che adesso potrebbe essere anche un tipo 3D o più sofisticato, di quelli assenti online) sono stati creati nella sessione O365 mediante il comando “Modifica cartella di lavoro”. Come tale si trova ora nella coppia di OneDrive O365, sincronizzata in precedenza.

Si osservi poi l’indicazione SOLA LETTURA in alto a sinistra. In realtà, almeno se nel nostro PC è installato un Excel completo, basta cliccare su una cella e, ad esempio, modificare il valore 1990 presente nella cella A2 per ottenere il pieno godimento di tutta la mercanzia. Ma che accade se il dispositivo è di tipo meno dotato? Lo rivelerò tra poco.

Con applicativi diversi da Excel la situazione, mutatis mutandis, è del tutto analoga, come nel sottostante esempio, relativo a un documento Word. Lo stesso accade con una presentazione o qualsiasi altro membro della famiglia Office 365.

Aggiungere un utente a Office 365

Un aspetto importante di una piattaforma come Office 365 è la compresenza di diversi utilizzatori, appartenenti alla comunità che acquista una licenza (che dev’essere multiutente, come non avviene con edizioni minori). Le operazioni da compiere partono da un clic sull’icona dell’Amministratore, quindi nei moduli che seguono vanno indicati dati come Nome, Cognome, ruolo ecc. che costituiscono il profilo nel nuovo soggetto:

Nota. Tengo infine a precisare che anche il test su due utenti aggiuntivi (un figlio e il direttore del sito professionale www.Itware.com) è andato a buon fine.

Il caso Surface e di altri dispositivi “minori”

Ho usato O365 inizialmente sul mio PC principale, un portatile basato su Windows 8 e con Office 2013 installato, dal quale ho avviato l’accesso a O365. Successivamente ho eseguito prove su altri dispositivi. Per la cronaca: un secondo PC con Windows XP, vetusto ma che ancora utilizzo, uno Smartphone e due tablet. Il secondo tablet è un Microsoft Surface (prima versione, ossia R2).

Con il PC XP le cose sono andate come fin qui descritto ma solo in apertura e con tempi di attesa infiniti (come ovviamente non si ha su siti classici, Google in testa). Ne arguisco che XP, ormai abbandonato da Microsoft di fatto non supporta O365.

Surface si colloca a metà strada in quanto presenta una versione di Office 2013 quasi completa, che non supporta le macro.

Nota. Da ultimo il mio gentile interlocutore MS mi informa che le successive edizioni R3 ecc. supportano Office con VBA compreso. Sul sito Microsoft dedicato a tale prodotto trovo l’indicazione che “Excel e PaintShop sono venduti separatamente”. Sembrerebbe che ciò accomuna in tutto tali nuovi prodotti a un portatile. Indagate, gente... Ma la mia disamina sul mio Surface mette comunque in luce la varietà di situazioni possibili.

Si esamini ora nuovamente la figura 8. Ripeto che la dicitura in alto, SOLA LETTURA, con il mio PC principale di fatto permette tranquillamente ogni modifica, incluse quelle sul codice VBA (cui si accede con Alt+F11, come al solito). Ebbene con Surface R2 inizialmente la situazione è identica a quella di figura 8, ma cliccando sul pulsante non succede nulla e, se si cambia l’anno iniziale 1990 nella cella A2, in tutte le celle nella colonna accanto le funzioni personali DataDiPasqua() restituiscono una selva di messaggi #NOME?.

Nota. En passant segnalo a chi non conosce Surface R2 che se si trasferisce un modello modificato in Surface su un PC con Excel dotato di VBA il codice macro viene conservato e torna operativo.

Nessuno a questo punto si sorprende troppo di quel che accade con lo smartphone e l’altro tablet, entrambi privi di Office in loco: l’operatività è solo online e si ottiene unicamente una vista read-only. Con una particolarità inattesa nel primo caso: essendo andata a buon fine l’installazione di una recente App Excel per tale arnese il comportamento non è cambiato (ma non escludo di aver scelto male l’App…).

Considerazioni conclusive

Il calendario online è quasi del tutto identico a quello a tutti noto, più qualche extra, come la possibilità di importare da Facebook e Skype i compleanni dei propri contatti. Sono visualizzati anche le festività e persino le previsioni del tempo.

Outlook online offre funzioni del tutto simili a quello offline con qualcosa in più specie in termini collaborativi. Un servizio multi-messanger permette di aprire sessioni chat in qualsiasi momento. In abbinamento con Skype si ha il supporto anche dei protocolli di Facebook e Google.

Aggiungo che occorre familiarizzarsi con lo stile operativo su questa come altre piattaforme cloud.  Per esempio non esiste un comando di salvataggio di modelli creati online, l’operazione avviene automaticamente.

Un’operatività poco chiara si ha quando si attiva un file recente. Ad ogni clic viene creato su OnDrive un nuovo archivio Cartella lavoro1, Cartalla lavoro2 ecc., o Pasqua1, Pasqua 2 e via con le pasque! Ogni versione viene catalogata col nome dell’autore e la data di creazione.

Nota. Nella mia pochezza me ne sfugge l’utilità, che non nego, ma la mia personale opinione è che tale feature crei confusione, oltre a ridurre la capacità dell’OneDrive.

Da ultimo ma tutt’altro che trascurabile c’è la(notevole) possibilità di creare gruppi di utenti secondo vari profili articolando in conseguenza la condivisione dei documenti comuni e non comuni. Onestamente chi scrive ha sperimentato fuggevolmente tali prestazioni avanzate (oltretutto insieme a pochi partner) ma testimonianze raccolte sul web ci inducono a confermarle senza riserve.

Verdetto finale

In definitiva l’analisi svolta ha messo in luce qualità che possono invogliare comunità di utilizzatori di una stessa impresa o organizzazione specie in questo mondo sempre più dominato da mobilità e collaborazione. L’aver posto l’accento sui limiti, doveroso in una recensione completa, non deve assolutamente dimenticare che anche lavorando solo online si hanno vantaggi notevoli. Il caso emblematico è quello di un venditore dotato solo del suo smartphone che, in viaggio, può tranquillamente non solo pescare sull’OnDrive della sua azienda, un contratto tipo ma persino modificarlo ad personam.

E i costi? La questione non è così semplice come indica l’idea che gira. Infatti se è vero che il canone base è ragionevole, non va dimenticato che i circa 20 euro mensili vanno moltiplicati per il numero di utenti in gioco e i più pignoli non dimenticano che tale onere si cumula negli anni a venire. Per quanto poi concerne il dialogo con la suite Office installata offline, senz’altro apprezzabile, l’aggiornamento automatico di O365 non riguarda certo i vari Word, Office eccetera, a loro volta pagati una tantum. Penso che non pochi si contenteranno di quel che hanno già in casa, approfittando della grande compatibilità di tali programmi e delle non particolari novità delle versioni recenti (almeno per gli usi più comuni).

Insomma, ognuno faccia bene i propri conti.

Altre info sul web e Office online

Il PM di Office mi ha segnalato una varietà di servizi aggiuntivi per i clienti, tra cui il supporto a progetti di successo. Segnalati su http://success.office.com. Aggiungo che al recensore è pervenuta la segnalazione di essere stato inserito in un network dedicato a utenti O365, cui accedere con Yammer. Un giorno parlerò di entrambe le cose (ma qui lo spazio tiranneggia). Piuttosto è doveroso citare questo indirizzo: https://office.live.com/start/

Con esso si accede, direttamente e senza preamboli, a un parente gratuito di Office 365 che forse molti ignorano. La ricerca web su “Office online” conduce a molte recensioni per lo più positive, anche rispetto ad analoghi rivali come Google Docs. In due parole sono compresi tutti i moduli della versione E3, incluso un OneDrive, sul quale vengono caricati i file del nostro PC. L’interfaccia e le prestazioni si presentano del tutto simili a quelle qui illustrate. È prevista persino una condivisione di file e collaborazione, sempre online. Ma attenzione! Non esiste un parente OneDrive sul desktop, inoltre tutto avviene online e, se ho ben compreso, il sistema opera su qualsiasi computer, nostro o dei nostri pari. Forse col rischio che qualche hacker ci rubi dati sensibili?

Lascio la risposta in sospeso.

Scheda di Office 365 Enterprise E3
COSTO: € 18,20 + IVA per utente/mese
Ogni utente può installare Office in 5 PC o Mac, 5 tablet (Windows, iPad e Android) e 5 smartphone. Sono supportati PC e tablet Windows che eseguono Windows 7 o versione successiva e Mac con Mac OS X 10.6 o versione successiva. Office per iPad può essere installato in iPad che eseguono la versione 7 o successiva. Office per Android può essere installato in tablet con Android KitKat 4.4 o versione successiva.

Per ulteriori informazioni
Su tutte le opzioni business: http://products.office.com/it-it/business/compare-more-office-365-for-business-plans
Su quelle per utenti domestici: http://products.office.com/it-it/compare-microsoft-office-products
Su tablet e telefoni compatibili: www.office.com/information