Alfresco, avanti!

L'onda lunga dei Big Data non si limita unicamente ai dati strutturati, gestibili tramite Database relazionali o NoSQL, ma sta orientandosi sempre di più nella direzione dei contenuti non strutturati, tradizionalmente gestiti attraverso le piattaforme di Content Management, oltre che con i classici Word Processor, generatori di PDF o di messaggi di posta elettronica.

I confini tra i due mondi si assottigliano sempre di più, portando a confrontarsi nell'arena dei Vendor aziende nate e sviluppatesi in specifici contesti, ma che oggi si trovano a dover competere con concorrenti fino a ieri poco percepiti. E' questo il caso di Alfresco, nata come alternativa Open Source a Documentum, in seguito all'acquisizione di quest'ultima fatta da EMC, che facendo della propria bandiera la specializzazione ha conquistato le attenzioni di oltre 1.800 aziende clienti, distribuite in 180 Paesi del mondo. Così, alla presentazione del nuovo Alfresco One 5, non sorprende che alle tradizionali funzioni di gestione del ciclo di vita dei documenti aziendali e dei relativi processi, molta attenzione sia stata posta nel corredare i documenti di informazioni che ne facilitassero l'individuazione e l'analisi, come la generazione automatica delle loro sintesi. Allo stesso modo, sono state potenziate le funzioni di supporto dei Device mobili - Tablet e Smartphone - come ormai preteso da qualsiasi organizzazione degna di questo nome.

Piattaforme di Content Management per l’azienda digitale

Conoscenza, contenuti e processi sono centrali nella moderna “azienda digitale” coinvolgendo utenti e persino strumenti, interconnessi con le tecnologie dell’Internet of Things (IoT). Un'affermazione che trova concreto riscontro nelle esperienze di Alfresco, le cui soluzioni hanno trovato impiego nei settori più vari: industriale, commerciale, bancario e persino governativo (creando dei processi di massima trasparenza in ottemperanza alle normative, ma soprattutto a beneficio dei cittadini).

Il punto di svolta è tuttavia dato dalla varietà di fonti che ormai confluiscono regolarmente ad alimentare i contenuti gestiti dalla piattaforma CMS. Fonti che superano i confini interni dell'azienda, per cui possono esser meglio gestite da soluzioni erogati da ambienti Cloud o tramite implementazioni ibride, ossia parte presso l'azienda, parte tra le nuvole.

In particolare, i documenti che si possono integrare con Alfresco One 5 ora includono, oltre a quelli di Microsoft Office, i Google Docs, Apple iWork su iPad, QuickOffice, PDF Expert, Adobe Creative Suite e altri.

Gli strumenti forniti da Alfresco, corredati di API totalmente conformi alle direttive REST e progettate per coprire le esigenze dei più svariati settori verticali, facilitano lo sviluppo di soluzioni specifiche per le quali è disponibile anche un Application Composition Framework basato su HTML5. Ricordiamo che REST (REpresentational State Transfer) è un’architettura software per sistemi di ipertesto distribuiti, in particolare sul Web.

Va infine segnalata la possibilità di utilizzare un raffinato sistema di Active Folders capace di gestire anche cartelle virtuali, in grado di distinguere i contenuti e loro ubicazione, i ruoli lo stadio di evoluzione nel processo e numerose altre informazioni.

Soluzioni made in Italy basate su Alfresco

Per dare un'idea su come può rivelarsi estremamente utile una piattaforma CMS, diamo uno sguardo a tre interessanti storie che riguardano clienti di Alfresco. La prima riguarda la Buongiorno Spa, multinazionale che si occupa della creazione e distribuzione di contenuti multimediali per oltre 130 operatori di telefonia fissa, mobile ed internet in tutto il mondo, con presenza attiva in oltre 57 Paesi. Un'azienda che ha fatto dei flussi digitali il proprio core-business, in aggiunta alla necessità di doverli gestire per mantenere un'elevata efficienza al proprio interno.

Lo schema di gestione dei documenti adottato dall'azienda è rappresentato nella figura qui sotto:

Evitando di entrare troppo nei dettagli, mi limito a sottolineare che gli input documentari provenienti da fornitori esterni vengono elaborati dal modulo CMS di Alfresco, personalizzato e gestito da un comitato tecnico della Buongiorno e integrato al resto del sistema aziendale tramite API REST e un Server OTA. Al termine blocchi frontend come quello HTML 5 forniscono all’utente rapporti opportuni.

Brevemente ricordiamo che OTA (Over-The-air) è una metodologia di aggiornamento automatico wireless del software di un dispositivo, tra cui i moderni SmartPhone.

A proposito di report, tra le nuove funzioni di Alfresco One 5 è presente anche un applicativo di Analytics, non troppo sbandierato. Questo dipende anzitutto dalla consapevolezza che la maggior parte delle società possiede già prodotti analoghi adattabili al CMS. D’altro canto la missione primaria di Alfresco resta quella di fornire una piattaforma alla quale si possono facilmente agganciare  soluzioni Legacy o di terze parti, anche tramite servizi Web.

È questa l’esperienza di Iren Energia di Reggio Emilia e della Cattolica Assicurazioni. La prima, dopo un periodo di utilizzo di un CMS fatto in casa, ha trovato conveniente indirizzarsi sulla piattaforma di Alfresco, grazie anche alla pssibilità di utilizzare un efficiente strumento di conversione, Alfresco Bulk Importer. La Cattolica ha invece sviluppato un'efficace soluzione per la gestione delle firme digitali.

Il caso che più ci ha colpito è stato quello della Banca Popolare dell’Emilia Romagna che ha creato un innovativo sistema di ricerca semantica, il cui flusso logico è qui sotto illustrato.

Il punto è che sui testi oggetto di Content Management le query si basano su stringhe.

Su un’ampia massa di documenti è inevitabile che sulla voce “conto” il sistema restituisca una pletora di indicazioni, come accade con Google, talora persino non pertinenti.

Adottando la Business Intelligence del sistema Cogito di Expert System, innestato come “plug-in” di Alfresco, è stato possibile ottenere risposte ridotte e più conformi al contesto e al settore bancario.