Project 2013: Provato sul Campo, si dimostra Ancora più Agile e Versatile

Cruciale già dall'epoca della costruzione delle Piramidi - che implicavano il coordinamento di centinaia di migliaia di schiavi - così come delle strade della Roma imperiale, il Project Management è diventato disciplina sempre più strutturata in tempi relativamente recenti, con le prime missioni americane nello spazio, divenendo sempre più complessa e sofisticata. Così come gli strumenti che ne semplificano la gestione, sebbene ancora oggi la più grave mancanza è attribuibile alla scarsità di competenze, visto che non ci sono insegnamenti specifici, ma ci si basa molto sullo spirito individuale e sull'opera pregievole di alcune organizzazioni internazionali che si sono preoccupate di codificarla al meglio e di certificarvi le competenze di chi vi si avvicina.

In tale contesto, si colloca anche l'evoluzione di Microsoft Project che, partito essenzialmente come strumento di uso individuale e incentrato sulle funzioni di base, tipo la produzione dei diagrammi Ganntt, nel tempo ha acquisito un gran numero di funzioni, orientandosi sempre di più al supporto di gruppi di lavoro - quindi Project Team - impegnati nello sviluppo dei progetti.

Uno dei punti premianti degli strumenti di Microsoft sta, come sempre, nella loro completa integrazione con Microsoft Office 2013, così anche Project ne riprende l’impostazione e le interfacce, facilitando l’interscambio dati con Excel e Word. Sono inoltre supportate le macro VBA.

Al lavoro con Microsoft Project 2013

Le prove che abbiamo svolto sono basate sulla versione Professional, in vendita su www.microsoftstore.com a € 1.369,00 IVA compresa, ma ce n'è anche una più economica, chiamata Standard, che costa circa la metà (€ 769,00 IVA compresa). La differenza sostanziale tra le due sta nelle funzioni di controllo per il supporto di grandi organizzazioni: per le Enterprise la Professional, per Team la Standard. Un raffronto approfondito tra le due versioni è consultabile qui:http://msdn.microsoft.com/en-us/library/cc750929.aspx.

All’avvio compare il quadro di figura 1, che in modo del tutto simile a quello aprente degli altri membri di Office 2013, tra l’altro permette di partire da dati prelevati da un file Excel e mette a disposizione modelli preconfezionati di progetti per i più vari casi applicativi.

Ma entriamo senza indugi in medias res con la figura seguente, che illustra l’inizio di un nostro semplice progettino:

Sulla sinistra si hanno i nomi delle varie attività (task) con le rispettive date di inizio, durate ecc., mentre il riquadro di destra reca in alto il calendario e, sotto, il Gantt con le barre dei task conseguentemente dislocate nel tempo e correlate da frecce che indicano se un task inizia solo al compimento del predecessore.

In particolare si noti il piccolo box che permette di farlo con “Scavo fondamenta”, appena creato.

Un risultato finale è mostrato in figura qui sotto ripresa da un progetto tipico (editoriale, diverso dal nostro edilizio):

Si noti qui la possibilità di definire una struttura gerarchica, con categorie di attività che raggruppano più task, con indicazione delle durate parziali e complessive fino a quella dell’intero progetto.

La figura qui a lato si riferisce ad un altro progetto utilizzato nel corso della prova ed evidenzia un’analoga struttura, completa tra l’altro delle risorse, in pratica le persone impegnate in ciascun singolo Task.

In Project 2013 è stato aggiunto un secolo al calendario dei progetti, con date che arrivano al 31/12/2149. Al proposito, una piccola osservazione: nei nostri esperimenti abbiamo usato quello default, che comprende le feste. Ovviamente Project permette d’inserire festività e periodi feriali, ma vien voglia di auspicare la possibilità di escludere con un solo click almeno i Week-end o di impostare la ciclicità delle settimane "feriali": per alcuni la festività si celebra di Domenica, per altri di Venerdì.

Una seconda osservazione riguarda il salvataggio di un progetto in Excel. I due formati, .mpp e .xls e simili nei due casi, non sono direttamente compatibili, per cui è inevitabile il ricorso a una esportazione guidata.

La classica successione di dialog box che si presenta è ben articolata nel proporre le alternative legate alle molte parti di cui si compone un progetto. Altrettanto fatale è la macchinosità di tale operazioni, almeno finché non si è padroni del complesso ambiente Project.

In ogni caso, nella versione 2013 di Microsoft Project è stata inserita una nuova funzionalità per la condivisione delle riunioni, che permette di esportare report, o altri dati di Project in altri programmi Office partecipando a riunioni online e scambiandosi diapositive di PowerPoint, documenti di Word, fogli di calcolo di Excel e note di OneNote da qualsiasi dispositivo supportato.

Gestione variazioni progetti

Come già detto, per quanto accurata sia la pianificazione sono tutt’altro che improbabili e rari gli slittamenti rispetto ai tempi previsti E Project, doverosamente, provvede al tracciamento della situazione reale, con diversi strumenti. Tra questi, risultano particolarmente efficaci rappresentazioni con grafici tipo quello della figura che segue.

Tale immagine – si badi bene! – si ottiene all’inizio del piano, quando i tempi del lavoro effettivo e rimanente sono ovviamente identici, ma in seguito il grafico, com’è da attendersi, si adegua alla situazione effettiva a quella data.

Terminiamo questo rapido excursus con la figura 6, che dà un’idea del fatto che Project, benché privilegi in prima battuta la vista Gantt consente anche quella reticolare, alias diagramma PERT (Project Evaluation and Review Technique, v. Wikipedia).

In un diagramma del genere i task sono raffigurati con rettangoli collegati da frecce, ciascuno dei quali riporta le attività e i caratteri inerenti (inizio, fine ecc.). Inoltre si hanno box riepilogativi il cui scopo facilmente si intuisce.

La figura mostra le informazioni del Riepilogo n. 2 che si apre col clic destro, indicando in particolare la percentuale del completamento. Con qualche arbitrio abbiamo sovrapposto la finestrina di dialogo della Pianificazione team, che permette, come a chiare note indica la scritta accanto ad essa, di conoscere l’impegno nel tempo delle varie risorse e di modificare task mediante trascinamento (drag ‘n drop).

Questa classica vista PERT mette bene in risalto il cosiddetto “percorso critico”, dovuto a catene di task in parallelo convergenti, in cui quelle più lente rischiano di ritardare le altre (v. ancora Wikipedia). Col diagramma PERT le attività nel percorso critico sono automaticamente colorate in rosso, senza doverle evidenziare. Ma anche in ambito Gantt si può ottenere tale scopo, con pochi interventi ad hoc.

Per brevità non descriviamo la gestione dei costi, ma ci sentiamo di sostenere che il programma offre tutto quel che occorre, in termini di budget, spese progressive e a consuntivo, non solo monitorando gli scostamenti (solitamente in perdita, come nella vita) ma offrendo strumenti per tentare di rimediare.

Occhio sule innovazioni della versione 2013 

Tre sono le innovazioni di Project 2013 che subito colpiscono i vecchi utilizzatori:

1. Una più ricca serie di report preinstallati e personalizzabili;
2. Le funzionalità Lync integrate nel programma, che permettono l’interscambio di informazioni tra i membri del team senza, questo è il bello, uscire da Project;
3. La possibilità di tenere traccia dei percorsi attività per rendere più chiaro un diagramma Gantt.

Senza aver sperimentato tutte queste particolarità, specie quelle inerenti a progetti che impegnano più attori, per la loro illustrazione dettagliata rinviamo ad un interessante articolo pubblicato dalla stessa Microsoft su Internet: http://office.microsoft.com/it-it/project-help/novita-di-microsoft-project-2010-HA010354195.aspx. Sintetizziamo qui i punti più salienti emersi dalla sua lettura:

1. Rapporti in forma grafica e report burn-down: Project 2013 consente creare report vivaci, colorati e professionali senza dover esportare i dati in un altro programma. È possibile aggiungere immagini, grafici, animazioni, collegamenti e altro. Ne deriva una rappresentazione chiara ed efficace dei dati. In un progetto professionale è della massima importanza seguire nel tempo l’andamento effettivo dei lavori rispetto a quanto pianificato. Ovviamente è quanto permettono tutti i programmi “seri” di project management, incluse le versioni precedenti di Project, ma la 2013 offre in più i cosiddetti report burn-down, ove il lavoro pianificato, il lavoro completato e il lavoro rimanente sono visualizzati come linee su uno stesso grafico.

2. Tenere traccia dei percorsi attività. Nei progetti complessi il Gantt può risultare poco leggibile, con innumerevoli barre e linee di connessione che s’intrecciano. Project 2013 è in grado di esibire il percorso (critico o meno) di ciascuna attività: basta cliccare su una di esse per ottenere i task predecessori e successori evidenziati con colori diversi tra loro.

3. Comunicare con il team. In progetto a più voci è basilare che i diversi membri del gruppo impegnato nel progetto possano accedervi in corso d’opera, ponendo domande, fornendo suggerimenti e magari intavolando discussioni. Con Project 2013 questo è possibile senza uscire dal programma. Basta puntare col mouse su un nome per avviare sessioni del genere, espletabili tramite messaggi istantanei, telefonate, e-mail e persino videoconferenze. Va però precisato che per fruire di questa prestazione avanzata è indispensabile che nel computer sia installata la versione 2010 o successiva di Lync.

4. Condivisione di file nel cloud. Questa caratteristica, ripresa da Office 2013, fa sì che si possano salvare i file nel cloud - in OneDrive o nel sito della propria organizzazione - cui si ha accesso ogni volta che si è connessi. Nel caso Project tali operazioni riguardano anzitutto gli archivi propri di Project, nonché fogli di calcolo di Excel e altri file di Office, e condividerli.

Project Online

Project Online è, rispetto Project 2013, un analogo di Office 365 (Word + Excel ecc.) rispetto alla Suite da installarsi su ciascun computer. Project Online non è compreso nell’offerta Office 365 ma si aggiunge, comportandosi allo stesso modo. Di conseguenza, con un tablet senza Project si hanno funzionalità più o meno ridotte e l’ideale, per ottenerle appieno, è un PC con tanto di Project installato, che può completare fuori linea modelli scaricati dal web e rifarne l’upload.

Nella famiglia Online ci sono tre versioni: Project Pro, che garantisce sia l’accesso via web che le funzionalità sulla macchina client su cui, come appena detto, sia installato Project, Online e Lite, che danno solo l’accesso Web.

Si valuti anche il vantaggio di aggiornamenti automatici all’ultima versione, mentre lasciamo a ciascun utente o organizzazione la scelta di dotarsi o meno di entrambe le piattaforme Office 365 e Project Online, non dimenticando che i costi, salvo eventuali sconti, si sommano.